Marques and Karpinski: Memória e gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas: mapeamento da produção científica



1. Introdução

Para que organizações como bibliotecas acadêmicas consigam gerir estrategicamente a informação que geram ou adquirem, antes de tudo, precisam tratá-la diferentemente de outros bens que possuem, pois sua utilidade estratégica aumenta na mesma proporção em que for acessada. Desse modo, os investimentos em informação devem ser eficazes, pois é preciso que os usuários potenciais saibam onde encontrá-la, como acessá-la e como utilizá-la.

Além disso, as bibliotecas acadêmicas não devem considerar apenas as informações recentes, pois a inovação também pode se dar por meio do uso de informações geradas no passado. A memória das organizações tem sido tratada sob diferentes enfoques em variadas áreas do conhecimento (Molina & Valentim, 2011). Em todas as abordagens, porém, a memória das organizações acaba convergindo para alguma forma de repositório de conhecimentos tácitos convertidos em explícitos, com o objetivo de disponibilizá-los para aprendizagem e auxílio em processos decisórios (Barbosa, 2013).

Gestão estratégica da informação envolve, portanto, preservar a informação sem torná-la obsoleta. Nesse sentido, a documentação relacionada à memória das instituições representa uma referência à identidade da organização, ao mesmo tempo em que uma fonte de sentidos permanente. Sendo assim, estudar o tratamento que se tem dado aos documentos de memória pode evidenciar meios para melhoria da qualidade e eficiência em produtos e processos de inovação das organizações.

No Brasil, a biblioteca acadêmica é a unidade organizacional responsável pelo armazenamento e disponibilização do conteúdo intelectual da universidade. Além disso, um dos seus objetivos institucionais e educar o usuário para o acesso e uso da informação (Lück, 2000). Nesse sentido, o interesse desta pesquisa recai sobre a preservação do conhecimento desenvolvido na biblioteca universitária na prática de sua função e em sua disponibilização a gestores e pesquisadores. Tem-se como pressuposto que o registro documental de suas atividades ao longo do tempo constitui a sua memória e serve, sobremaneira, à gestão estratégica da informação nessas instituições. Coloca-se, então, a seguinte questão de pesquisa: a memória documental está presente na gestão estratégica da informação das bibliotecas acadêmicas?

Buscando responder essa questão, propõe-se, como objetivo geral, analisar, por meio de pesquisa bibliográfica, se e como as bibliotecas acadêmicas têm gerido o seu acervo documental. Entende-se por acervo documental aquele que se relaciona a memória da própria unidade de informação e de acervos especiais.

Com vistas ao cumprimento do objetivo geral foram definidos os seguintes objetivos específicos: a) apontar as correlações entre memória e gestão estratégica da informação; b) avaliar a produção científica quanto à abordagem do conceito de memória na gestão estratégica da informação nas bibliotecas acadêmicas; e c) investigar se há aproveitamento dos documentos de memória na gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas.

A motivação para esta investigação partiu da constatação empírica de que, no contexto da literatura sobre bibliotecas, o termo “memória” tem sido utilizado para denotar a formação de coleções sobre história e culturas da comunidade em que a instituição se insere ou da própria instituição (Silva, 2002, Silveira, 2010, Estabel & Moro, 2014). Desse fato depreende-se que os usos desta categoria e suas aplicações no contexto documental pouco se relacionam com a gestão estratégica da informação.

Percebeu-se também que, em âmbito nacional, a relação dos termos “memória”, “bibliotecas acadêmicas” e “gestão estratégica da informação” remetem à curadoria da produção técnico-científica da instituição, encontrando-se o relato da construção de repositórios digitais dessas publicações, como em Santos (2005) e Carmo e Pecegueiro (2011). Por outro lado, há uma grande preocupação dos profissionais de bibliotecas acadêmicas em armazenar e garantir o acesso aos documentos resultantes das atividades de ensino, pesquisa e extensão, por docentes e discentes, o que repercute as ações da Rede Cariniana, pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) (Preservação digital, 2012). No entanto, não é a respeito da preservação da produção acadêmica que concerne esta investigação, mas da preservação do registro da práxis em bibliotecas acadêmicas e por essa perspectiva não foram encontrados precedentes, o que corrobora a sua pertinência.

2. Gestão estratégica da informação e memória documental.

A informação, de um modo geral, pode ser considerada como a representação de pensamentos e acontecimentos que varia conforme o ambiente em que é gerada e o contexto de sua transmissão. A partir dela se estabelecem relacionamentos, produz-se conhecimento e tomam-se decisões. Nas organizações, pode ser aproveitada não apenas no gerenciamento de atividades rotineiras, mas também na projeção de objetivos es tratégicos, sendo fundamental para a criação de produtos, serviços e transações inovadoras, desde que entregue significado com eficiência e eficácia (Torres & Neves, 2008, Camboim, Paiva & Targino, 2016). Assim, a gestão estratégica da informação ocorre quando há a percepção de oportunidades de melhoria a partir do monitoramento e seleção de informações, do seu tratamento, da sua preservação, comunicação e reutilização. Uma cultura organizacional que fomente esse processo, fazendo uso dos recursos tecnológicos disponíveis, evita que a organização fique à mercê do acaso e agrega valor à informação por promover o aprendizado. Para tanto, um gestor da informação precisa conhecer a cultura do usuário, entendendo como a informação deve ser tratada para que seja acessível e não perca sentido com o passar do tempo (Candido, Valentim & Contani, 2005).

Para Frade, Nascimento, Tomaél e Neto, (2003), em termos de gestão estratégica da informação, as orgaPrusak (2004), a informação adquire valor somente quando é transferida. Para estes autores, portanto, a gestão estratégica da informação permite que os indivíduos conversem e escutem o que têm a dizer, pois o conhecimento já existe nas organizações, mas o seu aproveitamento demanda transferência.

As organizações costumam abordar o tema memória quando da criação de produtos que contam uma trajetória, ou valorizem seus acervos, como em repositórios, exposições, livros e documentários (Teixeira, 2002, Silva, 2006, Miranda, 2016, Molina & Araki, 2016). No entanto, defende-se aqui que a memória das organizações pode ser utilizada como ferramenta de gestão estratégica. Isso porque, na medida em que os documentos registram importantes informações sobre a cultura e os processos organizacionais, o conhecimento que geram é necessário à tomada de decisão no dia-a-dia, ao planejamento de longo prazo e à política de relacionamento com os stakeholders (Lopes, 2004, Gouveia Júnior & Galindo, 2012). Para tanto, é preciso que profissionais que entendam a natureza desses conteúdos - que, em princípio, já cumpriram o fluxo habitual dentro da organização -, criem repo sitórios seguindo uma padronização de representação da informação. Dessa forma, agrega-se valor aos documentos e ao processo de gestão, pois facilita o acesso e o uso da informação (Estevão & Strauhs, 2013).

3. Metodologia.

Realizou-se uma pesquisa bibliográfica quali-quantitativa, dedicada à análise do conteúdo de publicações científicas que relacionam o conceito de memória à gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas. As bases de dados selecionadas foram:

  1. Scopus e Web of Science (WoS), por sua ampla abrangência internacional e multidisciplinar;

  2. b) Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) e Library and Information Science Abstracts (LISA), pela abrangência internacional e especificidade à área de Ciência da Informação;

  3. c) Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do IBICT (BDTD), por reunir a produção brasileira no âmbito da pós-graduação;

  4. d) Base de dados Referenciais de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI), por reunir a produção científica brasileira na área de Ciência da Informação.

Os descritores utilizados para a busca foram “acade mic library”, “academic libraries”, “university library”, “university libraries”, “history”, “memory”, “information management”, “memória”, “biblioteca acadêmica”, “biblioteca universitária”, e “gestão da informação”. Uma vez que, em buscas preliminaries nas bases de dados nacionais verificou-se que o termo “biblioteca acadêmica” não retornava resultados quando associado a “gestão da informação”, optou-se por incluir nas estratégias da busca sistemática de literatura apenas o termo sinônimo “biblioteca universitária”.

O recorte temporal estabelecido se deu no limite do ano final da pesquisa (2017), obedecendo à data inicial de abrangência de cada base. Nesse sentido, é importante destacar que os acervos da BDTD e BRAPCI têm como ano de início 1997 e 1972, respectivamente. Esta delimitação ampla teve como objetivo verificar quando e como o tema passou a figurar na comunicação científica. Foram excluídas da análise publicações que não passaram pelo escrutínio de pares, como livros e artigos de opinião, além daquelas em que a leitura de resumo evidenciou não estarem relacionados à memória documental ou a gestão estratégica da informação.

4.Resultados: apresentação e discussão.

Os documentos recuperados em cada base de dados foram analisados pela leitura de título e resumo e categorizados segundo o seu objetivo. As estratégias de busca utilizadas em cada base de dados estão incluídas nos Quadros 1 a 6, que organizam as referências das publicações, objetivos e descritores, ou palavras-chave. Foram eliminadas da análise as publicações que não eram científicas, resenhas, e-books e trabalhos apresentados em conferências. Assim como os trabalhos que se repetiam em mais de uma base de dados foram considerados apenas uma vez.

Quadro 1

Publicações recuperadas na base de dados LISA.

Estratégia de busca su("university library" OR "academic library" OR "academic libraries" OR "university libraries") AND su(history OR memory) AND su("information management")
Referência Objetivo Descritores
Guard, J. R., Brueggemann, R. F., Fant, W. K., Hutton, J. J., Kues, J. R., Marine, S. A.,… & Schick, L. C. (2004). Integrated Advanced Information Management Systems: a twenty-year history at the University of Cincinnati. Journal of the Medical Library Association, 92(2), 171-178. Discutir a história do National Library of Medicine's Integrated Advanced Information Management Systems (IAIMS) na Universidade de Cincinnati e descrever as metas, métodos e estratégias do programa de IAIMS atual. Computerized information work. Medicine. Management. Integrated systems. Integrated Academic Information Management Systems. University libraries. History. USA. Ohio. Cincinnati University.
McGowan, J. J., Overhage, J. M., Barnes, M., & McDonald, C. J. (2004). Indianapolis I3: the third generation Integrated Advanced Information Management Systems. Journal of the Medical Library Association, 92(2), 179-187. Relatar a história da implantação do National Library of Medicine's Integrated Advanced Information Management Systems (IAIMS) na Escola de Medicina da Universidade de Indiana. Computerized information work. Medicine. Management. Integrated systems. Integrated Academic Information Management Systems. University libraries. Medical school libraries. History. USA. Indiana. Indiana University School of Medicine.

[i]Fonte: elaboração própria.

Quadro 2

Publicações recuperadas na base de dados LISTA.

Estratégia de busca Computerized information work. Medicine. Management. Integrated systems. Integrated Academic Information Management Systems. University libraries. Medical school libraries. History. USA. Indiana. Indiana University School of Medicine.
Referência Objetivo Descritores
Turner, A. L. (2006). Committing to memory: a project to publish and preserve California local history digital resources. Journal of Archival Organization, 4(1/2), 11-27. Destacar o projeto de recursos digitais de história local da Califórnia como um estudo de caso de um programa colaborativo estadual, com a infra-estrutura da Biblioteca Digital da Califórnia. Local History, Library Materials, Preservation, Electronic Publishing, Cooperation, State Programs, Cultural Background, Grants, Electronic Libraries, Archives, Metadata, Library Services, Staff Development, Standards
Marchionini, G. (2014). Libraries of people. Information Studies, 20(3), 143-194. Sugerir que as bibliotecas digitais precisam começar a participar na gestão e perpetuação de memórias pessoais que normalmente não é uma função de biblioteca. Apresentar a noção de identidade do indivíduo e as reflexões dos outros sobre si, e o papel das bibliotecas neste contexto emergente. Digital libraries. Information resources management. Multimedia systems. Information storage and retrieval systems. Personal information management. Search engines. Metadata.
Line, M. B. (2006). Forty years of library automation: a personal reflection. Program, 40(2), 118-122. Fornecer uma visão geral do envolvimento dos usuários com sistemas de automatizados em bibliotecas nos últimos 40 anos. Library automation. Information storage and retrieval systems. Electronic data processing - Batch processing. Information resources management. Information retrieval. Computer systems. Electronic systems. Computer integrated manufacturing systems.
Komlodi, A., Marchionini, G., & Soergel, D. (2007). Search history support for finding and using information: user interface design recommendations from a user study. Information Processing & Management, 43(1), 10-29. Investigar o histórico de busca de informações jurídicas por advogados e bibliotecários de direito e fazer recomendações para a melhor usabilidade dos sistemas de informação. Information storage and retrieval systems. Information resources. Law librarians. Information organization.
Lloyd, A., Harvey, R., Lodge, & D. (2005). Lost and missing Australian documentary heritage: is there any? Australian Library Journal, 54(3), 288-297. Descrever a evolução das abordagens metodológicas do projeto Lost and Missing, parte do Programa Memória do Mundo, na Universidade Charles Sturt (Austrália), o qual busca identificar património documental perdido. Archives. Universities and colleges. Cultural property. History - sources. Methodology.

[i]Fonte: elaboração própria.

Quadro 3

Publicações recuperadas na base de dados Scopus.

Estratégia de busca TITLE-ABS-KEY ("university library" OR "academic library" OR "academic libraries" OR "university libraries") AND (history OR memory) AND ("information management") AND LIMIT-TO (SRCTYPE, "j")
Referência Objetivo Descritores
McRostie, D. (2006). The only constant is change: evolving the library support model for research at the University of Melbourne. Library Management, 37(6/7), 363-372. Examinar a trajetória e a abordagem utilizada para atender às demandas dos pesquisadores em uma biblioteca acadêmica. Data curation. Data management. Digital scholarship. Informatics. Research information management. Skills development.
Joint, N. (2008). Addled by authentication: recent changes to password systems in British academic libraries: ANTAEUS. Library Review, 57(7), 491-498. Descrever os princípios gerais subjacentes às mudanças na política e prática de bibliotecas digitais no Reino Unido desde 2006. Academic libraries. Digital libraries. Message authentication. Data security. United Kingdom.
Guise, J. L. (2005). Toward a template for systematic reference and instruction programme analysis. New Library World, 106(1/2), 29-42. Desenvolver um método de análise sistemática de programas de capacitação de usuários em bibliotecas acadêmicas para que os gestores desses serviços possam identificar possíveis áreas de mudança e fazer alterações mais confiantes. Academic libraries. Reference services. Instructions. Information management.

[i]Fonte: elaboração própria.

Quadro 4

Publicações recuperadas na base de dados WoS.

Estratégia de busca Tópico: (("university library" OR "academic library" OR "academic libraries" OR "university libraries") AND ( history OR memory ) AND ("information management"))
Referência Objetivo Descritores
McRostie, D. (2016). The only constant is change evolving the library support model for research at the University of Melbourne. Library Management, 37(6/7), 363-372. Relatar a experiência de gestão de serviços voltados às demandas dos usuários na biblioteca universitária da Universidade de Melbourne. Data management. Digital scholarship. Informatics. Skills development. Data curation. Research information management.

[i]Fonte: elaboração própria.

Quadro 5

Publicações recuperadas na base de dados BDTD

Estratégia de busca (Todos os campos:memória E Todos os campos:biblioteca universitária E Todos os campos:gestão da informação)
Referência Objetivo Descritores
Paiva, M. R. (2011). Compartilhamento da informação e do conhecimento na Universidade Estadual de Maringá: contribuições de um repositório temático institucional em moda e design (dissertação mestrado profissional). Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação. Londrina: Universidade Estadual de Londrina. Contextualizar o papel dos repositórios no processo de comunicação científica e as contribuições de um repositório temático institucional nas áreas de Moda e Design para promoção do compartilhamento da informação e do conhecimento no âmbito da Universidade Estadual de Maringá, campus de Cianorte. Compartilhamento da informação e do conhecimento. Repositórios temáticos institucionais. Comunicação científica. Acesso livre. Moda e design
Guizalberth, A. G. (2003). Aprendizagem organizacional em bibliotecas: a experiência do sistema de bibliotecas Unileste (MG) (dissertação mestrado). Belo Horizonte: Universidade Federal de Minas Gerais. Relata a experiência realizada no Sistema de Bibliotecas do Unileste, MG (Centro Universitário do Leste de Minas Gerais), baseada no modelo de conversão de conhecimento de Nonaka e Takeuchi. Gestão do conhecimento. Capital humano. Gerenciamento da informação. Bibliotecas acadêmicas - Administração de pessoal.

[i]Fonte: elaboração própria.

Quadro6

Publicações recuperadas na base de dados BRAPCI.

Estratégia de busca Memoria AND biblioteca AND “gestão da informação”
Referência Objetivo Descritores
Silva, G. B., Santos, J., Silva, M. L., Galdêncio de Moura, R. K., & Carvalho, M. M. (2013). A importância da preservação, conservação e tratamento dos registros arquivísticos da UFRN. Múltiplos olhares em Ciência da Informação, 3(2). 1-12. Relatar a relevância de uma gestão da informação fortalecida com o auxílio dos diferentes profissionais (jornalistas, bibliotecários e arquivistas), buscando a responsabilidade em relação ao cuidado devido ao patrimônio documental do passado e aos documentos que são produzidos pela UFRN. Documento. Memória. Tratamento documental. Gestão da informação.
Santos, R. F., & Silva, E. F. (2013). O bibliotecário como arquiteto da informação: os desafios e as novas abordagens no hodierno contexto. Múltiplos olhares em Ciência da Informação, 3(2). Identificar a importância do profissional da informação como Arquiteto da Informação na estruturação de websites visando à qualidade da disponibilidade do patrimônio histórico em meio digital, a fim de possibilitar a garantia do acesso às gerações futuras. Gestão da Informação. Memória Documental. Arquitetura da Informação.
Gomes, A. L. C. A., & Nogueira, D. G. P. (2016). Informação e memória no Tribunal de Contas da União (1970-2004). Informação & Informação, 21(3). 306-326. Verificar a natureza dos processos que engendraram os museus do TCU em uma instituição cuja finalidade não é a museal. Ciência da Informação. Arquivologia. Biblioteconomia. Museologia. Organização da informação. Organização do conhecimento. Memória institucional. Tribunal de Contas da União. Museu Guido Mondin. Biblioteca Rubens Rosa. Museus Institucionais.

[i]Fonte: elaboração própria.

A análise dos objetivos dos artigos (coluna CATEGORIA discriminada no Quadro 7) revela a escassa produção sobre a história das bibliotecas acadêmicas, que, ademais, refere-se à história de algum dos seus serviços, como:

  1. Curadoria de documentos sobre história e cultura locais ou da produção científica da universidade;

  2. Contribuição aos grupos de pesquisa em medicina;

  3. Disponibilização do patrimônio histórico em meio digital (websites).

Nas bases de dados internacionais verificaram-se, principalmente, artigos que relatam a constituição da memória das universidades em repositórios institucionais geridos pelas bibliotecas acadêmicas; a trajetória de uma gestão por melhor qualidade e variedade de serviços; e a elaboração e implementação de projetos de digitalização de manuscritos e documentos audiovisuais sobre a região e a comunidade em que se insere.

Quanto às bases de dados nacionais, a busca na BDTD retornou dois resultados referentes à memória e biblioteca acadêmica, todavia, estes tratavam sobre repositório digital de informação técnico-científica institucional e história de serviço de educação de usuários. Por fim, a pesquisa na BRAPCI retornou apenas resultados relativos à gestão da documentação institucional e ao papel do bibliotecário na arquitetura de websites.

Pelo Quadro 7 observa-se que há uma distribuição variada dos resultados ao longo dos últimos anos, havendo o primeiro registro dos termos em conjunto no ano 2002. Nas bases de dados de abrangência internacional, as publicações recuperadas são provenientes de países de língua inglesa, bem como do hemisfério norte, em sua maioria (Estados Unidos da América, Reino Unido e Austrália).

Verifica-se que as bases de dados multidisciplinares contêm menor número de resultados que as bases especializadas. Também é possível afirmar que os periódicos que mais contribuíram com resultados recuperados dedicam-se a aspectos particulares da área, como gestão de bibliotecas e automação. Desse modo, o que se pode observar é que o assunto pesquisado permanece um interesse exclusivo da Ciência da Informação, visto que não foram encontrados registros provenientes de periódicos de outras áreas do conhecimento, exceto pelo que diz respeito a sistemas de informação automatizados.

Quadro7

Resumo de categorias, por ano das publicações e base de dados.

Categoria LISA LISTA Scopus WoS BDTD BRAPCI
Coleção sobre história local, com a infraestrutura da biblioteca. 2006 2013
Coleção de memória da instituição. 2016
Estudo de busca e uso da informação. 2006, 2007
Histórico da gestão de serviços de biblioteca acadêmica. 2005, 2006, 2008 2016 2003
Sistema de gestão de memórias pessoais. 2014
Sistema de gestão de informações na universidade. 2004, 2004 2011
Sistema de recuperação de documentos digitais perdidos. 2005
Papel do bibliotecário na estrutura de websites 2013
Total de publicações 2 5 3 1 2 3

[i]Fonte: elaboração própria.

5.Considerações finais

A investigação sobre a contribuição dos documentos de memória da biblioteca acadêmica na gestão estratégica da informação, presente na literatura científica, demonstrou que há poucos trabalhos focando a convergência desses conceitos. Como ficou demonstrada pela categorização de escopo das publicações levantadas, a história das bibliotecas acadêmicas tem sido abordada como contextualização dos casos sobre gestão.

As pesquisas sobre a contribuição da memória documental das bibliotecas acadêmicas podem contribuir na prática da gestão de informações, auxiliando no alcance dos objetivos estratégicos da unidade. Há potencial de soluções em gestão estratégica da informação no estudo e tratamento dessa memória, uma vez que os novos conhecimentos perpassam informações geradas no passado e que ainda não foram tratadas para assumirem seu papel no presente e no futuro.

6.Referências

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A. A. Barbosa 2013Memória institucional: possibilidade de construção de significados no ambiente organizacionalEncontro Nacional de História da Mídia92013Ouro Preto (MG). Porto Alegre (RS)ALCARhttp://www.ufrgs.br/alcar/encontros-nacionais-1/9o-encontro-2013/artigos/gt-historiografia-da-midia/memoria-institucional-possibilidade-de-construcao-de-significados-no-ambiente-organizacional

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